Tipps für den richtigen Umgang mit E-Mails

by connecting media März 25, 2020

Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist E-Mail das Medium für die Kommunikation unter Firmen. Aber vorsichtig es lauern auch Gefahren hinsichtlich IT-Sicherheit und gesetzlichen Vorgaben. Gerne fassen wir für sie dieses Thema einmal zusammen.

Was ist hinsichtlich der DSGVO zu beachten und bin ich verpflichtet E-Mails zu verschlüsseln?

Auch als Podcast erhältlich:

Was ist hinsichtlich der E-Mail Signatur zu beachten?

Generell sind alle Gewerbetreibende verpflichtet, eine vollständige Email-Signatur vorzuhalten. Dabei kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender gewerblich, also nicht mehr privat, handelt. Die Frage, ob jemand noch privat oder schon gewerblich tätig ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Grenzen sind fließend. Daher ist unsere Empfehlung, wenn Sie Gewerbetreibender sind, achten Sie darauf dass unter Ihren E-Mails automatisch eine rechtskonforme Signatur enthalten ist.

Welche Merkmale hier Pflichtangaben sind, hängt davon ab welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat. Es gibt von der Kanzlei Plutte einen Signatur Generator mit dem Sie im Handumdrehen eine E-Mail Signatur mit allen nötigen Parametern erstellen könne:

https://www.ra-plutte.de/email-pflichtangaben-generator/

Achten Sie darauf, dass diese Signatur dann auf allen Geräten hinterlegt ist, die in der Lage sind E-Mails unter Ihrer Firmenadresse zu verschicken.